„Kam jsi dal ten excelovský soubor s rozpočtem?” Tahle otázka zaznívá v českých firmách několikrát denně. Sdílené disky plné duplicit, e-mailové přílohy ve dvaceti verzích, schvalovací procesy na papíře. SharePoint 2010 tohle všechno řeší — a po dvou letech nasazování u českých klientů víme, jak na to.
Co SharePoint vlastně je¶
Nejčastější nedorozumění: SharePoint není jen „takový lepší sdílený disk”. Je to platforma. Správa dokumentů, týmové weby, podnikový intranet, workflow engine, vyhledávání, BI dashboardy, formuláře — to vše v jednom produktu. A právě tahle šíře je zároveň jeho síla i slabina. Síla, protože klient dostane integrované řešení. Slabina, protože bez pořádného návrhu a governance vznikne chaos horší než sdílený disk.
SharePoint 2010 oproti verzi 2007 přinesl zásadní vylepšení. Ribbon interface známý z Office 2010, výrazně lepší výkon, Service Applications místo Shared Services Provider, sandbox solutions pro bezpečný custom kód a konečně slušný Rich Text Editor. Kdo pracoval s editorem v MOSS 2007, ví, o čem mluvím.
Správa dokumentů — jádro nasazení¶
Osmdesát procent našich SharePoint projektů začíná stejně: klient chce pořádek v dokumentech. A SharePoint to umí výborně. Knihovny dokumentů s metadaty, verzování (major/minor verze), check-in/check-out, content types pro různé typy dokumentů, retence a records management.
Klíčové je správně navrhnout informační architekturu. Kolikrát jsme viděli nasazení, kde někdo vytvořil jednu obrovskou knihovnu se stovkami složek — přesně to, čemu se SharePoint snaží zabránit. Místo složek používáme metadata a pohledy. Dokument má typ, oddělení, projekt, stav — a uživatel si přes pohledy filtruje, co potřebuje. Plochá struktura, bohatá metadata.
Managed Metadata Service je v SharePointu 2010 nový a zásadní. Centrální taxonomie sdílená across site collections, term sets pro oddělení, projekty, typy dokumentů. Když personalista a účetní mluví o stejném „oddělení”, mají na mysli stejný term. Žádné duplikáty, žádné překlepy.
Workflow — schvalování bez papíru¶
SharePoint Designer 2010 umožňuje vytvořit workflow bez jediného řádku kódu. Pro typické scénáře — schválení faktury, review dokumentu, onboarding nového zaměstnance — to stačí. Podmínky, kroky, paralelní větve, e-mailové notifikace, task assignment. Vizuální návrhář v SharePoint Designeru je intuitivní i pro power users z businessu.
Pro složitější procesy používáme Visual Studio 2010 a sequential nebo state machine workflows. Typický příklad: proces schvalování smluv v právním oddělení s eskalacemi, SLA na dobu zpracování a integrací s SAP přes BCS (Business Connectivity Services).
InfoPath 2010 formuláře jsou další silná stránka. Elektronické formuláře s validací, výpočty, podmíněnou viditelností polí — a to vše bez programování. Pro HR oddělení jsme vytvořili kompletní sadu formulářů: žádost o dovolenou, cestovní příkaz, hodnocení zaměstnanců. Papírové formuláře zmizely do měsíce.
Vyhledávání — Enterprise Search¶
SharePoint 2010 Enterprise přináší FAST Search — technologii, kterou Microsoft koupil od norské firmy FAST. Výkon a relevance výsledků jsou řádově lepší než základní SharePoint Search. Vizuální refiners, preview dokumentů přímo ve výsledcích, people search s organizační strukturou.
Klíčové je ale nakrmit search správnými daty. Konfigurujeme crawl nejen SharePoint obsahu, ale i file serverů, Exchange public folders, databázových systémů přes BCS konektory a externích webů. Uživatel hledá na jednom místě a najde všechno — to je hodnota enterprise search.
BI dashboardy a Excel Services¶
SharePoint 2010 Enterprise obsahuje PerformancePoint Services pro tvorbu dashboardů, scorecardů a analytických reportů. Připojíte se k Analysis Services kostce, vytvoříte KPI a dashboard — a management má přehled v reálném čase.
Excel Services umožňují publikovat Excel sešity na SharePoint a sdílet je jako interaktivní reporty v prohlížeči. Uživatel nemusí mít Excel nainstalovaný, přesto může filtrovat data, měnit parametry a prohlížet grafy. Pro firmy, kde Excel je hlavní analytický nástroj (a buďme upřímní — to je většina českých firem), je to skvělé řešení.
Topologie a sizing¶
Pro firmu s 500 uživateli typicky navrhujeme třívrstvou farmu: dva Web Front End servery za NLB, jeden Application server a dedikovaný SQL Server 2008 R2. SharePoint je náročný na SQL — nikdy neinstalujte SQL na stejný server jako SharePoint, to je cesta do pekel výkonu.
RAM požadavky SharePointu 2010 jsou oproti 2007 vyšší — minimum 8 GB na WFE, 16 GB na Application server. V praxi dáváme raději víc, RAM je levný a SharePoint ho spolehlivě využije pro cache.
Závěrem¶
SharePoint 2010 je mocná platforma, ale vyžaduje investici do návrhu, governance a školení uživatelů. Bez toho skončíte s dalším sdíleným diskem, jen dražším. S pořádným nasazením ale dostanete integrovaný podnikový portál, který změní způsob, jakým vaše firma pracuje s informacemi. A to za zlomek ceny custom řešení.